فرص عمل منسق مستندات (Document Controller) - التجمع الخامس - القاهرة

• تنظيم وحفظ الوثائق
• لوحات ورسومات التصميمات
• عمل حفظ للوحات والرسومات بشكل جيد ومنظم يضمن عدم التلف وسهولة الوصول اليها عند الحاجة
• تنسيق وترتيب المكان المخصص للحفظ وضمان وضوح ترتيب كل اللوحات الخاصة بكل مشروع
•  تجميع وتحضير كل الاوراق المطلوبة لارسالها داخليا أو لأطراف خارج الشركة
• الوثائق والمستندات والمراسلات
• عمل مسح وحفظ لجميع الوثائق والمستندات Hard and soft copy وفقا للمشروعات وتواريخ الاستلام والتسليم
• كتابة الجوابات والتفويضات والتقارير المرفقة بالملفات الخارجه من الادارة
• متابعة جميع المراسلات الخارجة والداخلة للادارة ونسخها وحفظها ورقيا والكترونيا لضمان امكانية الرجوع اليها عند الطلب
• حفظ كل مستند او وثيقة ورقيا والكترونيا وفقا لمواعيد ارسالها او استلامها
• تلبية طلبات استرجاع المستندات والوثائق والتاكد من اعادتها للحفظ مره اخرى لضمان عدم فقد أو تلف اى مستند
• عمل Log  لجميع المستندات والوثائق واللوحات لمتابعة كل مستند داخل وخارج من الادارة والتأكد من تحديثه بشكل مستمر
• المساعدة والمتابعة لتجهيزاوراق ومستندات استخراج التراخيص وتصاريح العمل
• عمل جدول بجميع الاوراق والمستندات واللوحات المطلوبة للتراخيص ( معمارى – انشائى –(MEP
• متابعة الاطراف المعنية لتجهيز والحصول على هذه المستندات بالامضاءات والاختام المطلوبة للاعتماد
• تجهيز ملف كامل بالمطلوب وتسليمه لمدير ادراة التصميم لبدء اجراءات استخراج التصاريح
• حفظ وفصل مستندات وأوراق ولوحات كل مرحلة بكل مشروع بشكل مستقل
• متابعة العمل للتأكد من التسليم فى المواعيد المطلوبة
• متابعة العمل مع كل فرد فى الفريق وتذكير بالمهام الموكلة لهم والتاكد من العمل بها لانجازها وتسليمها وفقا للجداول والخطط المستلمة من (CEO , Design Manager , Project control Manager)
• استلام ايميلات الادارة والتاكد من الرد عليها وضمان اخذها فى الاعتنبار عند توزيع العمل
• المتابعة المستمرة لانجاز المهام قبل موعد التسليم
• كتابة اجراءات العمل فيما يخص
• تجهيز الاوراق والمستندات اللازمة وشروط كل مستند والاعتمادات المطلوبة لوضوح العملية وسهولة تتبع الحصول عليها
• طريقة حفظ المستندات واللوحات واماكن الاحتفاظ بها بشكل واضح

- 3-‎5 سنوات خبرة

- مؤهل عالي

- اعمال ادارية