فرص عمل سكرتيرة - مصر الجديدة - القاهرة

المهام المطلوبة :

• تنظيم العمل، وسياسته داخل المكتب.
• توزيع المهام على موظفي الدوائر والأقسام المختلفة وفقاً لأوامر المدير.
• تحديد مواعيد المقابلات، واجتماعات المدير، وفقاً لجدول أعماله.
• ترتيب وتنظيم الملفات، والمستندات المختلفة التي تقوم عليها أعمال الإدارة.
• استقبال الرسائل الكتابية، والمكالمات، والفاكسات، ورسائل البريد الإلكترونيّ، وعرضها على المدير في أوقات محددة، والرد عليها.
• حضور الاجتماعات للقيام بعرض جدول الأعمال، وتدوين الملاحظات، والنتائج التي توصل إليها الاجتماع؛ لتوفيرها للمدير في الوقت المناسب.
• التواصل مع الأقسام المختلفة، والتأكد من تنفيذ القرارات الإداريّة بالشكل المتّفق عليه.
• تقديم التقارير الدورية للمدير عن متابعة العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد، والتأكد من سير أعمالهم بالطريقة الصحيحة، ومدى فعاليتهم في أداء عملهم.
• عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر المختلفة على المدير.
• ملفات العاملين:
• تجهيز ملفات العاملين من عمل طلب توظيف و إستكمال و ترتيب مسوغات التعيين.
• تجهيز نموذج تقييم فني للعاملين الجدد وعرضه على مديري الإدارات المختصة وعمل إجراءات التعيين .
• إستقبال أوراق العاملين الجدد لمراجعتها و حفظها في ملف خاص بكل موظف.
• تسجيل بيانات العاملين الجدد و تحديثها على برنامج الشركه.
• عمل أرشيف لملفات شئون العاملين بالكامل كل سنة على حدة و مراجعته كل شهر بدقة..
• إعداد قاعدة بيانات على جهاز الكمبيوتر شاملة سيرة ذاتية عن كل عامل وكذلك تدرج الأجور منذ تعيينه وحتى خروجه من الشركة.
• تجهيز تقارير فترة الأختبار والتقارير السنوية وعرضها على مدير الإدارة لإتخاذ اللازم .
• تطبيق نظام مراقبة حضور وإنصراف العاملين ، ويتحقق من تطبيق اللوائح والقرارات الإدارية الخاصة بتنظيم أوقات العمل .
• تطبيق قواعد العمل الاضافى واعداد البيانات الشهرية عن ساعات العمل الاضافى ومستحقات العاملين .
• تحميل المؤثرات الشهرية على المرتبات
• إعداد كشوف المرتبات و تسليمها إلى الإدارة المالية فى اليوم المتفق عليه من كل شهر بدون أخطاء
• إعداد كشوف الإضافى وتسليمها إلى الإدارة المالية فى اليوم المتفق عليه من كل شهر بدون أخطاء .
• القيام بإنجاز الإجراءات الإدارية المتعلقة بإعتماد وتسجيل ومتابعة الاجازات بأنواعها وتطبيق سياسة الاجازات المعتمدة فى إطار لائحة النظام الاساسى.
• اعداد كشوف اليوميه للعاملين بالشركه (إجازات – مأموريات – غيابات).
• تطبيق اللوائح المعتمدة بشأن السلوك الوظيفى والجزاءات التأديبية حسب توجيهات المدير المباشر ، ويشرف على تنفيذ الاجراءات الادارية المتعلقة بها.
• إنشاء سجلات خاصه بالجزاءت و التأهيل المهني و الأمراض العادية و المزمنة و تسجيل إصابات العمل و متابعتها.

- 5 سنوات خبرة على الأقل

- مؤهل عالي

- اعمال ادارية