فرص عمل سكرتاريه تنفيذيه - الرياض - المملكة العربية السعودية

مهام السكرتير التنفيذي
إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ.
التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن الرئيس التنفيذي وتنفيذ توجيهاته
استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب.
التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات.
إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين.
التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن.
إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع الموردين لضمان أكثر الطلبات فعالية من حيث التكلفة.
الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
إجراء البحوث والدراسات وإعداد العروض التقديمية و التقارير عند الطلب.
ارسال الخطابات والطرود الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة و ذات العلاقة .
يقوم باستلام المعاملات الموجهة للشركة من الجهات ذات العلاقة .
متابعة إنهاء المعاملات والإجراءات لدى الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة .
تجديد كافة الوثائق والتراخيص الخاصة بالمشاءة.
إدارة البريد الوارد والمرسل.
يقوم بإعداد الأوراق والملفات والسجلات المنظمة لعمله .
القيام بأي مهام يكلف بها من قبل الرئيس التنفيذي

مهارات السكرتير التنفيذي
اجادة استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس MS Office.
القدرة على استخدام برامج تخطيط موارد المشاريع ERP.
المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية.
اجادة التعامل مع المفردات الفنية للصناعات المختلفة.
الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة وقت بشكل ممتاز.
القدرة على التفاوض والاقناع.
اجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة.
النزاهة والسرية في التعامل مع البيانات المختلفة.
المهارات الشخصية اللازمة لوظيفة السكرتير التنفيذي
مهارة ابتكار حلول فعالة ومساعدة الإداريين التنفيذيين في مواجهة المشاكل والتحديات بأفكار تزيد من تحسينات وتطويرات دورة العمل داخل الشركة .
التعامل بمهنية والتخلي عن أي تحيز يحقق مصالح وأطماع شخصية.
مهارة العمل تحت ضغط والقدرة على القيام بمهام متعددة في وقت واحد، وأدائها على أكمل وجه.
القدرة على التعلم السريع واكتساب الخبرة وفهم أنظمة العمل المختلفة.
الانتباه إلى أدق التفاصيل الخاصة بالمستندات والوثائق المهمة.

متطلبات العمل في وظيفة السكرتير التنفيذي ما يلي :-
الحصول على درجة الماجستير في مجال إدارة الأعمال.
يُفضل دراسة دبلومة معتمدة في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب.
الحصول على دورات تدريبية بشهادة معتمدة لإجادة التعامل مع برامج مايكروسوفت.
الاشتراك في بعض المنح الأكاديمية والتدريبية المتخصصة في التعامل مع أنظمة إدارة وتخطيط موارد الشركة وأشهرها برنامج دفتره على سبيل المثال.
الحصول على دورات تدريبية لتنمية اللغات العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابًة، إلى جانب بعض اللغات الفرعية الأخرى، خاصة إذا كانت هذه اللغات لازمة وضرورية ولها علاقة بطبيعة عمل السكرتير التنفيذي داخل الشركة .
الخبرة العملية في وظيفة سكرتير تنفيذي.

- 3-‎5 سنوات خبرة

- مؤهل عالي

- اعمال ادارية